Zorganizuj spotkanie informacyjne

Aby sprawdzić poziom zainteresowania lokalnych mężczyzn zaangażowaniem się w Szopę, dobrym sposobem na rozpoczęcie jest zorganizowanie spotkania informacyjnego. Możesz to zrobić, rozmawiając najpierw z kilkoma przyjaciółmi lub lokalnymi ludźmi, o których wiesz, że będą zainteresowani pomocą w rozpoczęciu działalności. Gdy już się zgodzą, możesz zacząć organizować spotkanie informacyjne.

Jest kilka rzeczy do rozważenia:

• Lokalizacja
• Agenda
• Zaproszenia i reklama
• Prowadzenie spotkania

Lokalizacja

Organizacja spotkania w odpowiednim miejscu jest niezbędna (np. lokalna społeczność, kościół lub hala sportowa mogą działać idealnie) - w miejscu, które jest wygodne i dostępne.

Agenda

Opracowanie agendy pomoże ci objąć niewielką liczbę priorytetowych punktów i nadać kierunek spotkaniu (patrz przykładowe agendy w Załączniku 1).

Reklama i zaproszenia

Rozpowszechnianie informacji ma kluczowe znaczenie. Lokalne radio, biuletyny parafialne, kampania plakatowa i/lub korzystanie z mediów społecznościowych pozwolą dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców. Wrzucanie ulotek do skrzynek pocztowych i rozwieszanie plakatów w lokalnych sklepach również pomoże dotrzeć z informacją.

Chcesz w szczególności dotrzeć do mężczyzn, a także innych członków lokalnej społeczności oraz potencjalnych firm i sponsorów, którzy mogą być zainteresowani zaangażowaniem. Zaangażowanie mężczyzn, którzy mogą być ‘shedders’ powinno być głównym celem pierwszego spotkania. Wybór daty, która nie koliduje z ważnym wydarzeniem sportowym lub innym wydarzeniem społecznościowym, jest rozsądny!

Niektóre zaproszenia mogą wymagać skierowania do poszczególnych osób, a nie rozproszenia i liczenia na najlepsze. Tam, gdzie chciałbyś, aby reprezentowane były lokalne grupy wolontariackie i ustawowe, ‘Listy z zaproszeniem’ powinny być skierowane do konkretnej osoby, a nie wykorzystywać w tym celu ulotki.

Prowadzenie spotkania

Ważne jest, aby rozpocząć spotkanie w kategoriach "Czy byłbyś zainteresowany założeniem i/lub byciem częścią lokalnej szopy dla mężczyzn?" W ten sposób nie będziesz nadmiernie angażować siebie i innych, dopóki poziom początkowego zainteresowania nie będzie jasny i namacalny, ludzie poczują się również częścią procesu początkowego i będą bardziej chętni do pomocy.

Posiadanie osoby, która czuje się komfortowo, ułatwiając biznes i proces spotkania, wzbudzi zaufanie odbiorców i zapewni dobre uczestnictwo. Powinieneś także mieć osobę, która będzie prowadzić notatki ze spotkania: poruszone kwestie, sugestie i dodatkowe informacje.

Niewiele osób odmówi herbaty lub kawy i czegoś do przekąszenia, a to pomaga ludziom czuć się mile widzianymi i mieszać się z innymi. Przygotuj więc trochę zapasów, a może nawet domowe wypieki!

Pamiętaj, aby prowadzić rejestr obecności z danymi kontaktowymi, w tym imieniem i nazwiskiem, adresem, telefonem/telefonem komórkowym i adresem e-mail. Informacje te pozwolą ci pozostać w kontakcie z ludźmi i od czasu do czasu przekazywać krótkie aktualizacje.

Form a Working Group

After the first meeting hopefully you’ll have realised that there is great demand for a shed in your community and a few people should have emerged that can help you out in getting started.

Tips

Your mentor can give you lots of tips & advice on setting up your steering group.

For the Shed to become established a core group of individuals will be needed to get through the early stages of development. Appointing a working group with clearly defined roles and responsibilities ensures that the workload is shared and that a common sense of purpose emerges over time. It is important that the members of the working group remain accountable to the Shed membership at all times.

You may wish to use a different title for the group like a Management or Leadership Committee, whichever you choose, the most important thing is that the purpose, roles and responsibilities are clear to everyone. Individuals could volunteer for these roles, could be nominated and seconded by other members or you could have an election with individuals having a 2 minute slot to explain what each can bring to the work and why anyone should vote for them.

See the sample Roles and Responsibilities of a leadership committee in Appendix 2.

Visit Other Sheds

Once you have a group involved you’ll want to figure what type of Shed will best respond to the members’ needs. A perfect way to do this is to visit a number of other Sheds. There are now over 200 sheds in Ireland so you should find one relatively closeby. Find your nearest one here.

Meeting people who have already travelled the road you are setting out on will be very informative and could help you to avoid some potential obstacles along the route.

Visit

Call your local shed to arrange a visit – let us know if you need help from us!

When you visit a shed what will you see?

You’ll see anything from a number of men restoring furniture for an old folks home or putting new life into disused bicycles for a local school, or maybe fixing lawn mowers. You might also see younger and older men learning new skills from each other as well as sharing life experiences. Sheds across the country have all sorts of different activities going on so be inspired, get some ideas and don’t be afraid to come up with your own ideas for what you want your shed to be!

Find a Suitable Premises

To ensure the sustainability of your shed, finding rent-free premises is critical. Most sheds across the country have managed to find one so don’t be afraid to start looking!

The most important asset to have when looking for ‘a rent free premises’ is patience. It is easy to find premises if you are willing to pay commercial levels of rent and the group of men may become disillusioned if suitable premises are not identified quickly. However, it’s good to remember that the project you are setting up may last for several years and a little patience and persistence in the early stages may bring immense rewards in the years to come.

Some Sheds have “caretaker agreements” with their landlords where the Men from the Shed look after the building or surrounding area instead of paying rent.

At this stage most of the Sheds in Ireland are in a low or no rent situation. Paying commercial rents for premises is unsustainable for a Men’s Shed unless they are in receipt of higher levels of funding support.

Give us a call if you have any questions on looking for premises – we’re here to help!

Insurance

Once you've found a premises, the next issue you'll need to consider is insurance. This might seem like a daunting and complex issue but don't worry the Irish Men's Sheds Association have worked hard to make this as simple and straightforward as possible for its members.

A special arrangement exists with BHP Insurances who have a dedicated team to deal with Men's Sheds. The premium for insuring your Men’s Shed depends on the number of your members and the Public Liability Limit of Indemnity required. You can see a full list of premiums below:

Mark Lee in BHP Insurances handles all Men's Shed queries and you can contact him directly on 1890 666 111 / 086 389 7749.

Sheds pay for insurance in different ways, many fundraise locally and the Irish Men's Sheds Association can give you some guidance on available grants.

Planning & Registering

Once you’ve found your premises and you have a small group of men ready to get started it makes sense for the group to think about the answers to these three questions:

1. What are we trying to achieve here and for whom?
2. Why do we wish to do this?
3. How will be go about this work?

The answers to these questions will shape the running of your shed and inform your mission and vision statement. See some samples in Appendix 3.

Info

There is a suggested minimum voluntary donation of 25 euro paid to the Men's Sheds Assocation to accompany the yearly registration.

Registering with IMSA

There are over 260 Men’s Sheds on the Island and new Sheds are registering with IMSA at the rate of one every week. IMSA’s work includes hosting regular events that give the Shedders opportunities to network with each other and share ideas. Register to get started on ChangeX here and we'll guide you through the IMSA Registration process.